Как подготовить DOCX-шаблон документа

Шаблон подходит для договоров, счетов, доверенностей и других документов, в которых форма остаётся прежней, а реквизиты меняются от клиента к клиенту. Бумдок берёт ваш файл Word, заменяет специальные обозначения данными и выдаёт готовый DOCX или PDF.

Перед загрузкой заполните карточки клиентов и раздел «Мои реквизиты». Большинство незаполненных или неприменимых полей заменяются пустой строкой. Для имени исполнителя и его почты Бумдок может использовать название команды, имя пользователя или почту для входа, поэтому обязательно проверьте первый результат.

1. 1

   Подготовьте основу в Word

   Откройте договор, счёт или другой документ, удалите из него данные конкретного клиента и сохраните рабочую копию в формате DOCX.

2. 2

   Расставьте плейсхолдеры

   Вставьте поддерживаемые обозначения в места, куда Бумдок должен подставить реквизиты клиента, исполнителя, номер и дату документа.

3. 3

   Проверьте разметку

   Убедитесь, что каждый плейсхолдер написан целиком обычным текстом, не разорван переносом строки и не находится внутри изображения.

4. 4

   Откройте форму загрузки

   Перейдите в раздел «Шаблоны» и нажмите «Создать шаблон».

5. 5

   Загрузите и сохраните шаблон

   Укажите название, при необходимости добавьте категории и комментарий, выберите DOCX-файл и нажмите «Сохранить шаблон».

Плейсхолдер пишется в двойных фигурных скобках. Внутри указывается, какие данные нужно подставить: например, {{client.name}}, {{my.inn}} или {{doc.date}}.

Пробелы внутри скобок допустимы, но единообразнее писать без них: {{client.name}}.

Поддерживаются три области данных:

• client — данные клиента, для которого создаётся документ
• my — ваши реквизиты из настроек текущей команды
• doc — номер и дата создаваемого документа

Для организации или ИП используйте следующие плейсхолдеры:

{{client.name}}

название организации или ИП

{{client.inn}}

ИНН

{{client.ogrn}}

ОГРН организации

{{client.ogrnip}}

ОГРНИП предпринимателя

{{client.address}}

адрес

{{client.contact.fio}}

контактное лицо

{{client.contact.phone}}

телефон

{{client.contact.email}}

почта

{{client.bank.account}}

расчётный счёт

{{client.bank.name}}

банк

{{client.bank.code}}

БИК банка

{{client.bank.corrAccount}}

корреспондентский счёт

Для физического лица доступны следующие плейсхолдеры:

{{client.fio}}

ФИО физического лица; для организации или ИП — ФИО контакта, если оно заполнено

{{client.inn}}

ИНН

{{client.passport}}

паспортные данные

{{client.address}}

адрес

{{client.contact.fio}}

контактное лицо

{{client.contact.phone}}

телефон

{{client.contact.email}}

почта

{{client.bank.account}}

расчётный счёт

{{client.bank.name}}

банк

{{client.bank.code}}

БИК банка

{{client.bank.corrAccount}}

корреспондентский счёт

В одном шаблоне можно использовать плейсхолдеры для разных типов клиентов: незаполненные поля заменятся пустой строкой. Но {{client.fio}} для организации или ИП может содержать ФИО контакта. Поэтому не соединяйте его с {{client.name}} без разделителя и обязательно проверьте результат для каждого типа клиента.

Эти плейсхолдеры берут данные из раздела «Мои реквизиты» текущей команды:

{{my.name}}

значение поля «Наименование» или «ФИО» из раздела «Мои реквизиты»

{{my.fio}}

то же значение; поддерживает модификаторы ФИО

{{my.inn}}

ИНН

{{my.ogrn}}

ОГРН

{{my.ogrnip}}

ОГРНИП

{{my.passport}}

паспортные данные

{{my.address}}

адрес

{{my.contact.fio}}

контактное лицо

{{my.contact.phone}}

телефон

{{my.contact.email}}

почта

{{my.bank.account}}

расчётный счёт

{{my.bank.name}}

банк

{{my.bank.code}}

БИК банка

{{my.bank.corrAccount}}

корреспондентский счёт

{{my.name}} и {{my.fio}} получают одно и то же значение поля «Наименование» или «ФИО». Модификаторы case и person у {{my.fio}} используйте только тогда, когда в этом поле действительно записано ФИО человека.

Эти значения Бумдок определяет при создании документа:

{{doc.number}}

автоматический номер документа

{{doc.date}}

дата, выбранная при создании документа

Для полей fio и contact.fio можно указать падеж через case:

case:1

именительный падеж

case:2

родительный падеж

case:3

дательный падеж

case:4

винительный падеж

case:5

творительный падеж

case:6

предложный падеж

Модификатор person:short сокращает имя до формата «Фамилия И.О.», а person:long оставляет полное ФИО. По умолчанию используются case:1 и person:long.

Модификаторы можно комбинировать в любом порядке, например {{my.contact.fio | case:5 | person:short}}. Они обрабатывают только ФИО: модификатор у другого поля не изменит его значение.

Чтобы шаблон корректно проверился и заполнился:

• сохраняйте файл именно в формате .docx, а не в старом формате .doc
• пишите каждый плейсхолдер обычным текстом Word и вставляйте его целиком
• не ставьте перенос строки внутри плейсхолдера
• не меняйте стиль отдельных символов внутри одного плейсхолдера
• не вставляйте плейсхолдеры в картинки, скриншоты, сноски или комментарии
• используйте только плейсхолдеры и модификаторы из этой инструкции

Бумдок использует исходный DOCX и заменяет текст внутри него, сохраняя структуру файла, таблицы, колонтитулы, изображения, отступы и стили. После первой генерации всё равно проверьте результат: длинные реквизиты могут потребовать больше места, чем примерный текст.

• DOCX-файл должен быть непустым и весить не больше 10 МБ
• название шаблона обязательно и может содержать до 100 символов
• можно указать до 10 категорий через запятую, каждая — до 40 символов
• общая строка категорий и служебный комментарий — до 250 символов каждый
• количество сохранённых шаблонов зависит от тарифа команды

Бумдок не может прочитать DOCX

Откройте файл в Word или другом редакторе и заново сохраните его как DOCX. Проверьте, что файл не пустой, не повреждён и весит не больше 10 МБ.

Показано сообщение о недопустимом плейсхолдере

Сравните его с полным списком на этой странице. Проверьте латинские буквы, точки и двойные фигурные скобки, затем загрузите исправленный файл.

Не принимается модификатор ФИО

Для case используйте только числа от 1 до 6, а для person — short или long. Части плейсхолдера разделяйте вертикальной чертой.

Корректный шаблон не сохраняется

Проверьте длину названия, категорий и комментария, а также свободное место по тарифу. Текущие значения видны в настройках тарифа.