Как создать DOCX- или PDF-документ по шаблону

Этот сценарий подходит, когда нужно быстро подготовить договор, счёт, доверенность или другую типовую форму. Бумдок подставит в DOCX-шаблон сохранённые реквизиты клиента и исполнителя, а также номер и дату документа.

Перед началом подготовьте:

• активную карточку клиента с нужными реквизитами
• хотя бы один загруженный DOCX-шаблон
• реквизиты исполнителя в настройках текущей команды

1. 1

   Откройте раздел «Документы»

   В верхней части страницы найдите форму «Новый документ». Если формы нет, проверьте право редактирования раздела «Документы», наличие активного клиента и хотя бы одного загруженного шаблона.

2. 2

   Выберите клиента

   В поле «Клиент» найдите того, чьи реквизиты нужно подставить. Архивные клиенты в списке не показываются. Если карточки ещё нет и у вас есть право редактировать клиентов, нажмите «Создать клиента» прямо в списке: поиск по названию или ИНН уже будет перенесён в компактную форму.

3. 3

   Выберите шаблоны

   Откройте поле «Шаблоны» и отметьте одну или несколько форм. Если нужного шаблона ещё нет и у вас есть право редактировать шаблоны, нажмите «Создать шаблон» прямо в списке: откроется форма загрузки DOCX, а сохранённый шаблон сразу добавится к выбранным. За одну операцию выбирайте не больше 50 шаблонов.

4. 4

   Укажите дату документа

   Выберите дату, которая должна попасть в документ. Её год определит год в автоматическом номере.

5. 5

   Выберите формат

   Нажмите «PDF» для готового к печати файла или «DOCX», если документ нужно дополнительно отредактировать в Word.

6. 6

   Создайте и скачайте результат

   Нажмите «Создать документ» или «Создать документы», дождитесь сообщения о готовности и воспользуйтесь кнопкой скачивания.

Для каждого выбранного шаблона Бумдок создаст отдельный документ и подставит данные, которые были актуальны в момент создания. Один шаблон даст один DOCX или PDF. Если шаблонов несколько, результат скачается одним ZIP-архивом с файлами выбранного формата.

PDF отдельного документа откроется в браузере: оттуда его можно распечатать или сохранить. DOCX скачается на устройство и останется доступен для редактирования в Word.

Номер имеет вид «год-порядковый номер», например «2026-1». Год берётся из выбранной даты документа, а последовательность ведётся отдельно для каждого шаблона в текущей команде. Поэтому документы по двум разным шаблонам могут иметь одинаковый номер.

Каждый выбранный шаблон считается отдельной генерацией. Например, если отметить три шаблона, месячная квота уменьшится на три документа. Если оставшегося лимита недостаточно для всего набора, Бумдок не создаст его частично и предложит выбрать меньше шаблонов или сменить тариф.

После создания запись появится в списке документов. Её можно найти по клиенту или типу и снова открыть в PDF либо скачать в DOCX.

Готовые DOCX, PDF и ZIP не хранятся постоянно: Бумдок формирует их при скачивании. Для повторного результата используются данные, сохранённые при первом создании, но текущий файл шаблона. Если после создания заменить DOCX у шаблона, повторно сформированный документ может отличаться оформлением или постоянным текстом.

Форма создания не показывается

Добавьте хотя бы одного активного клиента и загрузите DOCX-шаблон. Для создания также нужны права редактирования раздела «Документы».

Клиент отсутствует в списке

Проверьте, не находится ли его карточка в архиве. Для нового документа можно выбрать только активного клиента текущей команды.

Шаблон не найден

Обновите страницу и выберите доступный шаблон заново. Он мог быть удалён или стать недоступным в текущей команде.

Показано ограничение тарифа

Уменьшите число выбранных шаблонов до оставшегося количества генераций или откройте настройки тарифа.

PDF временно не открывается

Попробуйте открыть PDF ещё раз. Если нужно продолжить работу сразу, найдите уже созданную запись в списке и скачайте её в DOCX — повторно создавать документ не нужно.