Как работать с историей документов

Общая история находится в разделе «Документы». В ней показываются документы активной команды, которые не были удалены. Для каждого документа видны номер, дата, клиент, название шаблона и тип, а также действия с PDF и DOCX.

Документы конкретного клиента также доступны на вкладке «Документы» в его карточке. Там клиент уже зафиксирован, поэтому список можно сузить только по типу документа.

В общей истории можно одновременно использовать строку поиска и фильтр «Тип». Бумдок покажет только записи, которые подходят обоим условиям.

• поиск проверяет текущее наименование или ФИО клиента, его ИНН и ФИО контактного лица
• номер документа, название шаблона и текст готового файла в поиске не участвуют
• фильтр использует тип, сохранённый в документе при создании
• в карточке клиента поиск не показывается: клиент закреплён, доступен только фильтр по типу

Тип документа сохраняется из первой категории шаблона на момент создания. Последующее изменение категорий шаблона не переносит старую запись в другой тип. Если категории не было, в списке будет указано «Не указан».

Сначала показываются документы с более поздней датой документа. Если даты совпадают, выше располагаются записи, созданные позднее.

История загружается порциями по 50 записей. Когда вы прокручиваете список вниз, следующая порция добавляется автоматически. Отдельных пронумерованных страниц в разделе нет.

У нужной записи нажмите «Открыть PDF». Файл откроется в новой вкладке браузера. Чтобы получить редактируемую версию, откройте меню рядом с этой кнопкой и выберите «Скачать DOCX».

Повторное скачивание не создаёт новый документ, не меняет его номер и не расходует месячный лимит генераций. Бумдок заново формирует файл из сохранённых данных документа и текущего исходного DOCX соответствующего шаблона.

При создании Бумдок сохраняет номер, дату и снимок реквизитов клиента и исполнителя. Поэтому последующая правка этих реквизитов не переписывает содержимое уже созданного документа.

Скачайте и храните отдельно точную версию документа, которую отправили клиенту, согласовали или подписали. История позволяет повторно сформировать документ, но не является архивом неизменяемых готовых файлов.

Откройте меню действий, нажмите «Удалить» и подтвердите операцию. Запись исчезнет из общей истории и из карточки клиента. Её PDF- и DOCX-ссылки перестанут быть доступны, а восстановления в интерфейсе нет.

• номер удалённого документа не освобождается и не используется повторно
• удаление не возвращает потраченную генерацию в месячную квоту
• следующий документ по тому же шаблону продолжит существующую нумерацию
• удалённая запись по-прежнему блокирует удаление использованного шаблона

Нужный документ не находится

Сбросьте тип и поисковый запрос. Ищите по текущему имени или наименованию клиента, ИНН либо ФИО контактного лица — номер и шаблон не участвуют в поиске.

Повторно скачанный файл отличается от сохранённой копии

Проверьте, заменялся ли исходный DOCX шаблона. История хранит снимок реквизитов, номера и даты, но при каждом новом формировании использует текущий файл шаблона.

PDF или DOCX больше не открывается

Убедитесь, что запись не была удалена и у вас осталось право просмотра раздела «Документы». Для удалённого документа ссылки недоступны.

В меню нет действия «Удалить»

Для удаления требуется право изменения раздела «Документы». Право просмотра позволяет открывать PDF и скачивать DOCX.